Diese Datenschutzerklärung informiert Sie nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, wie HausVerwalt AI (ClaudeHaus) personenbezogene Daten verarbeitet — einschließlich des Einsatzes von KI und der Frage, welche Daten dabei an das Sprachmodell übermittelt werden.
Verantwortlicher für den Betrieb der Plattform ist HausVerwalt AI (ClaudeHaus) [Firmierung, Anschrift und Vertretungsberechtigte werden nach abgeschlossener Rechtsprüfung ergänzt].
Für die von unseren Kundinnen und Kunden (Hausverwaltungen) in der Plattform verwalteten Daten von Mieterinnen, Mietern, Eigentümerinnen, Eigentümern und Dienstleistern ist die jeweilige Hausverwaltung der Verantwortliche; HausVerwalt AI handelt insoweit als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Für Konto-, Anmelde-, Abrechnungs- und Sicherheitsdaten der Kundenorganisationen sind wir selbst Verantwortlicher.
Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:
Rechtsgrundlagen sind je nach Zweck insbesondere die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtungen wie Steuer- und Handelsrecht (lit. c) sowie berechtigte Interessen an einem sicheren, effizienten Betrieb (lit. f).
KI ist ein zentraler Bestandteil der Plattform. Wir setzen das Sprachmodell Claude von Anthropic ein, um Dokumente zu klassifizieren und auszulesen, Rechnungs- und Vertragsdaten zu extrahieren, Schreiben und Zusammenfassungen zu entwerfen, eingehende Nachrichten zu triagieren, Bank-Transaktionen zuzuordnen, Handwerker vorzuschlagen sowie einen Chat-Assistenten bereitzustellen.
Welche Daten an das Modell übermittelt werden: An das Modell gelangen ausschließlich die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Daten — je nach Funktion z. B. Dokument- bzw. OCR-Text, Freitext aus Nachrichten, Auszüge aus Stammdaten, Transaktionsangaben oder der bisherige Chat-Verlauf. Wir wenden Datenminimierung an (nur der notwendige Kontext, keine vollständigen Datensätze) und maskieren Namen dort, wo sie für die Aufgabe nicht erforderlich sind (Pseudonymisierung). Nutzergenerierte und aus Dokumenten stammende Texte werden vor der Übergabe an das Modell neutralisiert (Schutz vor Prompt-Injection).
Mensch-in-der-Schleife: KI schreibt nie unkontrolliert in Ihre Daten. Jede von der KI vorgeschlagene Änderung durchläuft ein Freigabe-Verfahren (das Aufgaben-Board), in dem ein Mensch sie bestätigt, bevor sie wirksam wird. Buchungen werden durch die KI nie automatisch verändert.
Keine Nutzung zum KI-Training (Zusage): Es ist unsere Verpflichtung, dass unser Sprachmodell-Anbieter die über HausVerwalt AI übermittelten Daten nicht zum Training seiner Modelle verwendet. Die technischen Maßnahmen zur Datenminimierung, Pseudonymisierung und zur begrenzten Aufbewahrung von KI-Protokollen sind bereits umgesetzt (siehe Abschnitt 5). Die schriftliche vertragliche Bestätigung dieser No-Training-Zusage durch den Anbieter befindet sich in Klärung und steht noch aus (offener Punkt aus dem internen Vorhaben FEAT-095); bis zu ihrem Abschluss handelt es sich um eine erklärte Selbstverpflichtung.
Zur Erbringung der Plattform setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Tatsächlich im Einsatz sind:
Ein öffentliches, versioniertes Verzeichnis der Sub-Prozessoren finden Sie unter /datenschutz/sub-processors. Bitte beachten Sie: Dieses maschinenlesbare Register wird derzeit noch um Twilio, finAPI/Yapily und Vercel ergänzt (Vorhaben FEAT-102) — Deepgram (Sprachkanal) ist bereits enthalten; maßgeblich für die tatsächlich eingesetzten Dienste ist die vorstehende Aufzählung. Über die Aufnahme neuer Sub-Prozessoren informieren wir betroffene Organisationen vorab und räumen eine Widerspruchsfrist ein.
Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Für buchhalterische und steuerlich relevante Daten gelten die gesetzlichen Fristen (u. a. § 147 AO, § 257 HGB — bis zu 10 Jahre; zusätzlich abgesichert durch die GoBD-konforme Unveränderbarkeit gebuchter Journaleinträge).
KI-Chat-Verläufe werden nach 180 Tagen ohne Aktivität soft-gelöscht; zwischengespeicherte KI-Analysen (z. B. Miet-Empfehlungs-Cache) werden nach Ablauf ihrer Gültigkeit endgültig gelöscht. Ein umfassendes, anwaltlich geprüftes Löschkonzept ist in Vorbereitung.
Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:
Betreffen die Daten ein Mietverhältnis oder eine Eigentümerbeziehung, die von einer Hausverwaltung über HausVerwalt AI verwaltet wird, ist diese Hausverwaltung der Verantwortliche; wir leiten Ihr Anliegen in diesem Fall an sie weiter bzw. unterstützen sie bei der Bearbeitung. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die unten genannte Kontaktstelle.
Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, u. a. strenge Mandantentrennung (Row Level Security zzgl. expliziter Mandantenfilter), Transport- und Speicherverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrolle und zeitlich eng begrenzte, signierte Download-Links für Dokumente.
Einzelne Sub-Prozessoren verarbeiten Daten außerhalb der EU/des EWR (insbesondere Anthropic in den USA). Solche Übermittlungen erfolgen auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln (SCCs). Die konkreten Verarbeitungsregionen einzelner Anbieter werden im Rahmen der laufenden Rechtsprüfung final bestätigt.
Für Anliegen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte über Ihre gewohnten Support-Kanäle [dedizierte Datenschutz-Kontaktstelle bzw. Datenschutzbeauftragte/r wird nach abgeschlossener Rechtsprüfung ergänzt].
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert (z. B. bei neuen Funktionen oder Sub-Prozessoren). Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
Stand: Entwurf, zuletzt gegen den Code verifiziert am 13.07.2026 — juristische Prüfung ausstehend.